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Importation en comptabilité <-Dématérialisation factures fournisseurs<-

 

Comment importer les données des factures fournisseurs dans un logiciel de comptabilité (Sage™, CEGID™ EBP™, Ciel™…) ou dans un ERP ?

Les fonctions d’importation de votre logiciel comptable

La plupart des logiciels de comptabilité permettent l’export comptable de vos données et fournissent également des fonctions d’importation. L’export permet de sortir les données dans un fichier pour les transmettre à votre comptable qui pourra les importer dans son logiciel de comptabilité pour éviter d’avoir à ressaisir les données de son côté. La plupart des logiciels de comptabilité permettent également d’importer les données. Avec le logiciel FORMLAD-G , nous vous proposons de tirer parti de cette fonction d’importation pour intégrer les données qui seront saisies de manière automatique à partir de vos factures fournisseurs. Si votre comptabilité est intégrée dans votre ERP, vous pouvez également importer les données car cette fonction est prévue dans la plupart des cas.

Capture des données dans les factures pour intégration en comptabilité

Le logiciel FORMLAD-G capture les données dans les factures et vous permet d'intégrer les écritures comptables dans votre logiciel.

LAD comptabilité

Fonctionnalités de FORMLAD-G

  • Reconnaissance des fournisseurs
  • Gestion des ruptures (séparations entre les factures numérisées)
  • Capture des données d’indexation (N° de facture, dates, N° de SIRET…)
  • Capture des écritures comptables au détail et par article (désignation, références, quantités, montants...)

capture des détails dans les factures fournisseurs

Automatiser la saisie des factures fournisseurs

Au lieu de saisir à la main les données présentes dans les factures fournisseurs, vous pouvez les capturer avec le logiciel FORMLAD-G qui vous sortira un fichier d’importation. Vous pourrez donc alimenter votre logiciel comptabilité avec les écritures. Les données présentes sur les factures de vos fournisseurs pourront être imputées directement en comptabilité sans saisie manuelle. Afin que ces fichiers puissent être correctement importés, il faudra vérifier les spécificités de votre logiciel de comptabilité et adapter le paramétrage de FORMLAD-G. Dans certains cas des fichiers d’interface spécifiques peuvent être créés.

Les données sont capturées par lecture automatique

Vous pourrez traiter vos factures et en extraire plus rapidement les données utiles, les contrôler, les valider et les transmettre à votre applicatif comptable. Ces données peuvent être les numéros des factures, les dates, les taxes et le détail des lignes (articles, désignation, quantités, montants...)

Une Lecture Automatique basée sur un OCR de qualité ou directement sur le contenu des factures PDF

Scan factures vers compta
Le logiciel FORMLAD-G peut s’appuyer sur l’ OCR des factures fournisseurs reçues par la poste ou sur les factures électroniques reçues au format PDF pour réaliser la capture des données. La fonction permettant de produire un PDF d'indexation* est fréquemment proposée avec les scanners et les multifonctions commercialisés depuis plusieurs années. Si votre scanner ne le permet pas, l'acquisition d'un logiciel OCR sera nécessaire en complément car FORMLAD-G a besoin de ce type de PDF en entrée. Si vos fournisseurs vous envoient les factures au format PDF elles sont très certainement déjà au format requis pour alimenter FORMLAD-G.


*PDF d'indexation, PDF/A, PDF interrogeable, PDF de recherche, searchable PDF, PDF OCRisé, PDF de textes ... sont des termes équivalents qui désignent des PDF incluant les données (en plus de l'image du document scanné). Si votre scanner ne permet pas d'obtenir ce type de PDF, alors un logiciel d' OCR sera nécessaire en complément.

Plan de Lecture concernant la saisie automatique de factures
 
--> Le logiciel qui optimise la dématérialisation des factures fournisseurs
--> L'imputation automatique des factures fournisseurs en comptabilité
--> Les fonctions d'importation des logiciels de comptabilité