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Logiciels de classement automatique de documents

FormXName indexation et classement automatique à partir du nom de fichier

FORMIDXName est un logiciel de classement des documents à partir d’un ou plusieurs index recueillis dans le nom des fichiers (par exemple dans le nom des PDF).

FORMINDEXEUR indexation automatique de documents indexation et classement automatique à partir du contenu des documents

FORMINDEXEUR est un logiciel d'indexation automatique qui peut être utilisé afin de faire du nommage automatique de documents, du classement automatique dans des arborescences ou de l'indexation dans une gestion électronique de documents.

1) Classement des documents dans arborescence avec création automatique

A partir des données capturées dans les documents reconnus. Par exemples, au niveau 1 les dossiers portant le nom du client trouvé sur chaque document reconnu et, au niveau 2, la date présente sur ce document.

2) Export des index au format CSV ou XML

Les index capturés dans les documents reconnus sont rassemblés dans une fichier texte ou XML pour être ensuite importés dans vos applications ou vos logiciels métiers (ERP ou autre).

3) Indexation dans la gestion électronique de documents

Indexation multicritère dans la gestion électronique de documents FORMVISUALL ou un autre logiciel de gestion électronique de documents comme par exemple Alfresco.

Différents flux de documents peuvent être traités avec FORMINDEXEUR

1) Indexation multicritères des éditions des ERPs et autres applicatifs.

FORMINDEXEUR intercepte les spools et les fichiers PDF en provenance de différents applicatifs pour extraire les index correspondant à chaque critère de classement en fonction du type de document identifié (FORMPRINT2DAT est nécessaire en complément pour certains types de spools).

2) Les documents numérisés et les PDF.

Les documents reçus par les entreprises sont généralement nombreux : factures de fournisseurs, bons de commande… Il est possible de mettre en place un automate d’indexation comme FORMINDEXEUR. Dans ce cas, le scanner déposera l’image des documents numérisés dans un répertoire scruté par FORMINDEXEUR à intervalles réguliers. FORMINDEXEUR réalisera l’indexation automatique des documents reconnus. Un scanner doté d’un logiciel d’OCR satisfaisant sera nécessaire en amont pour produire une copie PDF (incluant les textes OCRisés et les images) à partir des images de scan. Nous pouvons vous conseiller sur des modèles de scanner, des logiciels complémentaires ou tester les documents produits par vos outils.

3) Indexation multicritère de documents bureautiques.

Les travaux bureautiques sous WORD™ ou EXCEL™ s'inscrivent généralement dans des mises en pages types qui servent de modèles. Il est possible d'automatiser l'indexation de ces documents au moment de l'enregistrement au format PDF. FORMINDEXEUR s’appuiera sur la mise en page pour lire les informations d’indexation présentes sur des emplacements bien précis : entêtes, pieds de pages, cartouches...