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Choisir une GED / GEIDE

La mise en place d’une Gestion Electronique de Documents garantit un retour sur investissement lié aux économies réalisées en temps de recherche et aux erreurs évitées dans le classement. C'est aussi la meilleure solution pour éviter les pertes de documents. Ces considérations, dans leur évidence, peuvent inciter les entreprises à s'équiper rapidement. Une réflexion approfondie évitera de passer à côté des avantages liés à certaines fonctionnalités de la GED/GEIDE.  

Le critère d’évolutivité et le dynamisme technique de l'éditeur

La garantie de pérennité et d’évolutivité d’une solution réside dans le savoir-faire et le dynamisme de l’éditeur en matière de recherche et de développement. Faire appel à un éditeur comme ADDPI permet de mieux cadrer les possibilités d'une offre logicielle éclectique tout en bénéficiant d'un accompagnement technique pour certains développements spécifiques.

Au-delà des possibilités fonctionnelles offertes au départ, il est utile de savoir si l’éditeur du logiciel est capable d’implémenter, en entrée de sa Gestion Electronique de Documents tous les outils qui permettront de l’alimenter. Pour répondre à cette attente, le logiciel FORMVISUALL est proposé dans une offre modulaire qui permet de se doter de logiciels complémentaires pour automatiser l'indexation de différents flux documentaires.  

Les bénéfices du workflow documentaire intégré

Le Workflow documentaire intégré à FORMVISUALL est paramétrable afin d’épouser différentes procédures organisationnelles liées aux documents. L’objectif et de tracer les actions ou les validations des utilisateurs qui interagissent avec les documents pour faciliter le travail d'équipe.

L'importance de l'indexation multicritère des documents

Le concept de dématérialisation des documents et le slogan du "Zéro papier" ont permis d'évangéliser les directions d'entreprise et d'associer les utilisateurs aux objectifs de changement. La transposition des pratiques papier vers le support électronique est facile à concevoir mais la notion d'indexation multicritère peut être perçue comme plus abstraite par les utilisateurs.


La logique d'indexation "mono-critère" héritée des habitudes de classement papier

Le classement des documents peut suivre différentes logiques. La plus simple à comprendre est sans doute celle du rangement par dossier car elle correspond aux habitudes héritées du classement papier. Dans la "logique papier", les documents se classent suivant un seul critère (soit une date, soit une période, soit un nom de client); ce critère peut se matérialiser sous la forme d'onglets destinés à regrouper plusieurs documents.

indexation simple  

Les limites du classement arborescent

Certains logiciels de GED ne proposent qu'un classement arborescent (par dossiers et sous-dossiers). Ce procédé montre rapidement ses limites :
- classement figé;
- à l’usage certains documents sont difficiles à retrouver;
- difficulté à corréler les documents avec les index des logiciels de gestion (ERP ou autres).
Classement papier  

La logique d'indexation multicritère

Le principe de l'indexation multicritère des documents est très simple : plusieurs critères sont renseignés avec des index pertinents pour chaque document. L'idée étant de renseigner un document avec plusieurs index qui correspondent aux logiques métier, aux routines des utilisateurs ou aux critères d'indexation des applications existantes. Ces index peuvent être des dates, des valeurs numériques comme le montant d'une transaction, des valeurs alphanumériques comme le nom d'un client ou le type de document par exemple. La logique d'indexation multicritère, pour être comprise, nécessite un effort d’abstraction car elle n'a pas d'équivalent dans les pratiques papier, ni dans le classement arborescent. Une Gestion Electronique de Documents telle que FORMVISUALL fonctionne sur le principe de l’indexation multicritère des documents.

Des modules complémentaires à FORMVISUALL sont disponibles pour automatiser l’indexation de différentes sources de documents :
- images de documents scannés;
- éditions bureautiques du type Word™ ou Excel™ ;
- éditions en provenance de diverses applications.

A noter qu'un module complémentaire de FORMVISUALL permet de virtualiser une vue arborescente (basée sur les critères d'indexation) afin de satisfaire les utilisateurs qui privilégient ce mode de consultation.

Une GED/GEIDE métier pour travailler avec les documents transactionnels

Les factures, bons de commande et autres documents transactionnels édités depuis les applications peuvent être interceptés afin d'alimenter FORMVISUALL avec l'archive PDF de chaque document et les données d'indexation capturées sur ces mêmes documents. Ce qui revient à dire que la GED/GEIDE peut être alimentée automatiquement avec les index en provenance des applicatifs métier (ERP ou autres). Des index communs tels que code client, code fournisseur ou code affaire (par exemple) permettront d’établir des liens entre les données des applications et les documents correspondants archivés dans la GED/GEIDE.

Exemple de recherche multicritère


Le tableau ci-dessous affiche une sélection avec deux critères : les dates comprises dans un intervalle et le type de document 'facture'.

Type = "facture" ET  (01/01/2007 < Date > 31/12/2007) :
les critères d'indexation : Date Nom Client Montant HT Réf. Fact. Type
les index d'un document : 20/01/2007 Sté
CIF
230 € 140572 facture
les index d'un document : 30/08/2007 Sté Dupont 56 € 140573 facture
les index d'un document : 10/09/2007 Sté Durant 120 € 140574 facture
les index d'un document : 25/05/2007 Sté Dupont 220 € 140575 facture