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Les avantages de la GED / GEIDE <-  

 

Les avantages de la GED / GEIDE

Les documents sont au cœur de nombreux processus métier dont ils constituent le support d’information principal. Une bonne part des interactions avec les clients et les fournisseurs s’exerce au moyen de documents transactionnels tels que bons de commande envoyés, bons de commande reçus, factures envoyées, factures reçues, bons de livraison, courriers … Les entreprises peuvent réaliser des gains de productivité et de qualité avec des outils destinés à améliorer la gestion des documents et à valoriser leurs contenus.

  Plan de lecture concernant la GED/GEIDE
--> FORMVISUALL Gestion Electronique de Documents avec workflow intégré
--> Fonctionnalités et points forts de FORMVISUALL
--> Interfacer GED/GEIDE et applications métiers
--> Choisir une GED/GEIDE
--> Des logiciels adaptables pour l'archivage probant
--> Les Avantages de la GED/GEIDE et du workflow documentaire
--> Les ERP ne suffisent pas. Il faut une GED/GEIDE métier en complément
--> La dématérialisation des factures et l'intégration des données en comptabilité - LAD

Lecture automatique, GED, workflow, comptabilité
Plusieurs logiciels de la suite FORMULARY sont destinés à déployer des solutions purchase to pay pour optimiser le traitement des factures fournisseurs. Par exemple pour mettre en place des workflow de bons à payer au travers de la GED ou pour automatiser la capture des données dans les factures.

Avantages de la centralisation des documents

La centralisation des documents sur un serveur accessible en réseau procure de nombreux avantages.
  • Gain de place grâce à la diminution des archives papier;
  • Gain de temps et de réactivité : recherche instantanée des documents;
  • Gain de qualité : pas de doublons, les documents sont à jour...
  • Gain de mobilité : on accède aux documents depuis n'importe quel poste;
  • Gain de sécurité et de confidentialité : droits d'accès des utilisateurs définis en fonction du type de document.

Bénéfices d'information sur les processus métiers

Un grand nombre de processus administratifs et de processus métiers accomplis avec des documents peuvent être facilement pris en charge par un logiciel de GED /GEIDE; ce qui procure de nombreux avantages.
  • Gain de qualité : chaque personne autorisée peut connaître les documents qui ont été validés. Possibilité de réunir tous les documents liés à un processus métier.
  • Gain de traçabilité : savoir instantanément où en est la gestion d’un document et qui a travaillé dessus.

Gestion des différents flux documentaires.

La mise en place d'une GED /GEIDE est pertinente pour les différents flux documentaires qui véhiculent l'information liée à l'activité d'une entreprise ou d'une organisation. La priorité peut être donnée à certains flux qui permettront d'atteindre rapidement un objectif de retour sur investissement. Les factures reçues des fournisseurs ou les factures envoyées aux clients peuvent représenter des volumétries importantes. La dématérialisation de ces documents permet de réaliser des économies significatives.

Flux documentaires dont la gestion peut-être optimisée avec la GED/GEIDE :
  • Les documents existants (fonds documentaires);
  • Les documents papiers scannés/numérisés.
  • Les documents électroniques. (PDF, Word, Excel, Powerpoint …)
  • Les documents reçus (courriers, factures, e-mails, PDF …)
  • Les documents produits par un applicatif métier, un ERP, une compta, une paye…

Les avantages de FORMVISUALL

Bien au-delà de la simple fonction d’archivage électronique, une solution de GED/GEIDE telle que FORMVISUALL est conçue pour optimiser l'accès à l'information. FORMVISUALL s’appuie sur une indexation multicritère pour faciliter le rapprochement des documents connexes et permettre de faire le lien avec les index des applicatifs métier (ERP, compta, paye ou autres). Complètée avec FORMLAD-G le logiciel de lecture automatique de documents, la saisie automatique des factures ou des bons de commande va servir à entrer les données dans vos logiciels (comptabilité fournisseurs, gestion des commandes).

FORMVISUALL accélère et fiabilise les routines métier tout en satisfaisant de nombreuses exigences  : 

  •  Simplifier au mieux la recherche des documents utiles;
  •  Indexer les documents avec des index qui correspondent aux logiques métiers;
  •  Offrir une visibilité d’ensemble sur les documents collectés;
  •  Respecter les règles de confidentialité;
  •  Mémoriser les requêtes associées aux recherches fréquentes;
  •  Faciliter et accélérer l’indexation manuelle par un système de vidéo-codage ergonomique;
  •  Transmettre des notes et des informations en rapport avec les documents;
  •  Suivre les actions et les décisions liées aux documents (workflow);
  •  Alerter les utilisateurs quand un nouveau document doit être pris en compte.

Bénéfices d'une Gestion Électronique de Documents avec workflow intégré

Une gestion électronique de documents (GED/GEIDE) avec un workflow intégré comme FORMVISUALL va permettre d'accéder aux documents du dossier clients et aux documents du dossier fournisseurs (factures, bons de livraison, bons de commande et autres documents) pour suivre les processus accomplis et les décisions des responsables concernés.

Gain de qualité et de traçabilité

Chaque personne autorisée peut savoir instantanément où en est la gestion d’un document et qui a travaillé dessus.

Réactivité à tous les niveaux

- Réactivité accrue pour répondre aux réclamations;
- Réduction des temps de résolution des litiges.

Ne plus saisir les données de vos factures fournisseurs à la main

Au lieu de saisir à la main les données présente dans les factures  fournisseurs, vous pouvez les capturer avec le logiciel FORMLAD-G qui vous sortira un fichier d’import. Vous pourrez donc  alimenter votre comptabilité avec les écritures. Les données présentes sur les factures de vos fournisseurs pourront être imputées directement en comptabilité sans saisie manuelle. Afin que ces fichiers puissent être correctement importés, il faudra vérifier les spécificités de votre logiciel de comptabilité et adapter le paramétrage de FORMLAD-G. Dans certains cas des fichiers d’interface spécifiques peuvent être créés par la société ADDPI qui a crée ce logiciel.

Les données sont capturées par lecture automatique

Vous pourrez traiter vos factures et en extraire plus rapidement les données utiles, les contrôler, les valider et les transmettre à votre applicatif comptable. Ces données peuvent être les numéros des factures, les dates, les montants, les taxes et le contenu des lignes de détails !

Scan factures vers compta