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Les ERP ne suffisent pas : il faut une GED/GEIDE métier en complément

Avantages de l' ERP : des données structurées dans une base de données unique

Les inconvénients qui apparaissent lorsque l’on multiplie les logiciels sont bien connus : des saisies multiples sont nécessaires pour entrer les informations dans la base de données de chacune des applications ; les connecteurs imparfaits ou inexistants ne permettent pas de corriger ces problèmes car il n’y pas de modèle de données commun aux différentes applications. Les directions informatiques concentrent donc leurs efforts sur l’exploitation des fonctions d’un ERP (Enterprise Ressource Planning). Les ERP permettent en effet de palier à ces inconvénients : ils procurent différents outils unifiés autour d’une base de données commune ; ils utilisent des processus et des données basés sur un modèle commun. Ce qui permet de couvrir de bout en bout des fonctions opérationnelles diverses telles que la compta/finances, la gestion du personnel, la distribution, la production, les services, la logistique… La force des ERP est de permettre de travailler avec une seule base de données afin de structurer au mieux les informations disponibles.

Inconvénients : l'ERP à lui seul n'est pas une source d'informations complète

Il y a des informations utiles qui restent en dehors de l’ ERP. Ces informations sont pourtant présentes sous différents supports tels que les documents reçus de l’extérieur (imprimés, courriers, e-mails, fax, documents PDF…). Ces informations sont généralement qualifiées de «données non structurées» parce qu’elle n’ont pas été introduites dans la base de données de l’ ERP et qu’elles ne sont pas encore corrélées au modèle de données de l’ ERP. Capturer les informations des documents pour les exploiter dans un ERP permet de mieux répondre à des enjeux stratégiques et de réaliser des gains de productivité dans la gestion des factures de fournisseurs, des bons de livraison et des autres documents transactionnels.

Les solutions de dématérialisation de la suite logicielle FORMULARY permettent d’exploiter le document numérique dans les processus métier. La société ADDPI intervient concrètement, avec des logiciels modulaires et adaptables, pour réintroduire le document au cœur de la gestion et en faire le vecteur de l’information par excellence :
- LAD (Lecture Automatique de Documents) ;
- GED/GEIDE (Gestion électronique d’Informations et de Documents Existants) ;
- Output Management (Mise en forme, gestion d'impression, diffusion multicanal, dématérialisation).

Capture et indexation des données extérieures à l’ERP mais présentes sur les documents

Capture des données sur les documents entrants

Il est possible de mettre à profit les solutions du type « OCR / LAD / RAD » pour transformer les documents reçus en données d'indexation exploitables par l’ERP et en archives électroniques. S'il s'agit de documents scannés, les textes et les chiffres seront extraits à partir l'image numérique du document à l'aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR). La fonction de reconnaissance de documents (RAD) permet ensuite de déterminer le type de document (facture, commande, bon de livraison ou autres types de documents définis) afin de capturer les données pertinentes qui serviront à renseigner le système d’information et les index de la base d’archives par Lecture Automatique de Documents (LAD).

Capture des données sur les documents sortants

Les documents produits par les applications et les ERP (spools, fichiers plats, PDF...) peuvent être interceptés pour archiver les copies au format PDF et les indexer (indexation multicritère).

Index en communs pour lier l'ERP et la base d’archivage

FORMVISUALL est une gestion électronique de documents qui peut être liée aux ERP et aux systèmes d’information de toutes natures car elle s’appuie sur l'indexation multicritère des documents. Plusieurs critères d’indexation sont paramétrables : des index communs à FORMVISUALL et à l' ERP (code client, code fournisseur, code commande, code achat...) peuvent donc servir à appeler les documents depuis les écrans d'un ERP (le connecteur est fourni, il ne reste qu’à créer un bouton dans l’ ERP).

  Plan de lecture concernant la GED/GEIDE
--> FORMVISUALL Gestion Electronique de Documents avec workflow intégré
--> Fonctionnalités et points forts de FORMVISUALL
--> Interfacer GED/GEIDE et applications métiers
--> Choisir une GED/GEIDE
--> Des logiciels adaptables pour l'archivage probant
--> Les Avantages de la GED/GEIDE et du workflow documentaire
--> Les ERP ne suffisent pas. Il faut une GED/GEIDE métier en complément
--> La saisie automatique des documents